Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

PresentProX is een platform voor eventregistratie, QR-tickets en aanwezigheidsbeheer. Het platform wordt aangeboden door CueProX, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer [KvK volgt], gevestigd op [adres volgt].

CueProX treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die worden verwerkt via de PresentProX-infrastructuur (accounts, e-mails, audit logs). Voor deelnemersgegevens (naam, e-mail, boekingsstatus) is de organisatie die het event aanmaakt de verwerkingsverantwoordelijke; CueProX treedt op als verwerker.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens, afhankelijk van uw rol:

Beheerders (organisaties met een account)

• Naam en e-mailadres
• Wachtwoord (opgeslagen als versleutelde hash)
• IP-adres bij inloggen en acties
• Activiteitslog (welke acties zijn uitgevoerd binnen het platform)

Deelnemers (bezoekers van events)

• Naam en e-mailadres
• Boekingsstatus en aankomststatus
• IP-adres bij reservering
• Ticketcode (unieke QR-code per boeking)

Contactformulier (marketing)

• Naam, e-mailadres en optioneel organisatienaam
• Inhoud van het bericht
• IP-adres (uitsluitend voor fraudepreventie)

3. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

Wij gebruiken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

• Het aanmaken en beheren van accounts voor organisaties
• Het verwerken van boekingen en het versturen van bevestigingsmails met QR-code
• Het uitvoeren van aanwezigheidsregistratie tijdens events
• Het beheren van wachtlijsten en het informeren van deelnemers bij beschikbaar komen van een plek
• Het versturen van transactionele e-mails (boeking, annulering, herinneringen)
• Het verbeteren van de beveiliging van het platform (rate-limiting, audit logs)
• Het beantwoorden van vragen via het contactformulier

Wij gebruiken uw gegevens niet voor profilering, geautomatiseerde besluitvorming of marketingdoeleinden zonder uw expliciete toestemming.

4. Grondslag voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen uit de AVG:

• Uitvoering van een overeenkomst — voor het aanmaken van accounts en het verwerken van boekingen
• Gerechtvaardigd belang — voor beveiliging, fraudepreventie en audit logging
• Toestemming — voor het verwerken van contactformulierberichten (u geeft expliciet toestemming via de AVG-checkbox)

5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

• Deelnemersgegevens — worden bewaard zolang de organisatie actief is of totdat de organisatie de gegevens verwijdert. Na verwijdering zijn gegevens niet meer herstelbaar.
• Accountgegevens — worden bewaard zolang het account actief is. Na verwijdering van een account worden persoonsgegevens binnen 30 dagen gewist.
• Audit logs — worden maximaal 12 maanden bewaard voor beveiligingsdoeleinden.
• Contactformulierberichten — worden bewaard zolang de correspondentie relevant is, maximaal 12 maanden.

6. Delen met derden

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden. Wij delen gegevens alleen met dienstverleners die noodzakelijk zijn voor de werking van het platform:

• E-maildienst (Resend) — voor het versturen van transactionele e-mails. Resend verwerkt e-mailadressen en berichtinhoud uitsluitend ter levering van de e-mail.
• Hostingprovider (Vercel / Neon) — voor de opslag van applicatiedata en databasegegevens binnen de EU of met adequate beschermingsmaatregelen.

Met alle verwerkers zijn verwerkersovereenkomsten gesloten conform artikel 28 AVG.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of misbruik:

• Alle verbindingen verlopen via HTTPS/TLS
• Wachtwoorden worden opgeslagen als bcrypt-hash; plaintext wachtwoorden worden nooit bewaard
• Toegang tot het beheerplatform is beveiligd met sessiebeheer en rate-limiting
• Audit logging van alle kritieke acties binnen het platform
• Toegang tot productiedatabases is beperkt tot geautoriseerde systemen

8. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage — u kunt opvragen welke gegevens wij over u verwerken
• Recht op rectificatie — u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren
• Recht op verwijdering — u kunt verzoeken uw gegevens te laten wissen, tenzij er een wettelijke bewaarplicht geldt
• Recht op beperking van verwerking — u kunt verzoeken de verwerking tijdelijk te beperken
• Recht op dataportabiliteit — u kunt uw gegevens in een gangbaar formaat opvragen
• Recht van bezwaar — u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang

Om een verzoek in te dienen, stuurt u een e-mail naar support@cueprox.com. Wij reageren binnen 30 dagen.

9. Contact en klachten

Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via:

CueProX
[adres volgt]
KvK: [KvK volgt]
support@cueprox.com

Heeft u een klacht over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, dan kunt u ook terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens: autoriteitpersoonsgegevens.nl.